Privacy policy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Sohostudio S.R.L, P.IVA 18227661008. Per qualsiasi richiesta relativa ai tuoi dati puoi scrivere a hello@sohostudio.it.

2. Dati che trattiamo

Trattiamo dati diversi a seconda di come usi il servizio.

• Dati di registrazione: nome, indirizzo email, password (conservata solo in forma cifrata), nome e sito web della tua azienda, codice di verifica inviato via email.
• Dati di navigazione sul sito: indirizzo IP, tipo di browser e sistema operativo, pagine visitate, data e ora della richiesta, raccolti nei log tecnici del server.
• Contenuti che condividi con i tuoi colleghi AI: messaggi in chat, file allegati, feedback, istruzioni per i lavori ricorrenti, note che il collega annota nella sua memoria.
• Contenuti del tuo sito web pubblico: durante l’onboarding leggiamo fino a cinque pagine pubbliche del sito che indichi per proporti il team.
• Dati degli strumenti collegati: se concedi a un collega l’accesso a uno strumento web (per esempio la posta, il CRM o la piattaforma di newsletter), esegui l’accesso tu stesso in una finestra dedicata. Le credenziali non passano da Taskforce: conserviamo solo i cookie di sessione nel profilo del collega, i nomi dei domini visitati e, per ogni azione svolta, l’indirizzo della pagina e una schermata.
• Dati di terzi presenti in questi contenuti: i messaggi, i file e le schermate possono contenere dati di tuoi clienti, fornitori o contatti. Di questi dati resti titolare tu; noi li trattiamo per tuo conto, come descritto nei Termini e condizioni.

3. Finalità e basi giuridiche

• Fornire il servizio: creare e gestire l’account, far lavorare i colleghi AI, collegare gli strumenti che autorizzi, inviarti le comunicazioni necessarie al funzionamento. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Sicurezza e prevenzione degli abusi: log tecnici, limiti alle richieste, verifica dell’email, protezione degli accessi. Base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR).
• Adempimenti di legge: obblighi fiscali, contabili e risposte alle autorità. Base giuridica: obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).
• Miglioramento del prodotto: analisi aggregata dell’uso delle funzionalità, senza leggere i contenuti delle chat. Base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR).

Non usiamo i tuoi dati per pubblicità e non li vendiamo a terzi.

4. Come lavorano i colleghi AI

Per generare le risposte e svolgere i lavori, i messaggi, i file, la memoria del collega, le pagine del tuo sito e le schermate del browser vengono inviati a un fornitore di modelli di intelligenza artificiale (OpenAI), che li tratta come nostro responsabile del trattamento. Per rispondere a domande su informazioni pubbliche, il collega può eseguire ricerche sul web attraverso lo stesso fornitore.

Prima di qualsiasi azione con effetto esterno (per esempio inviare una email o pubblicare un contenuto) il collega chiede la tua conferma in chat. Non inserisce mai credenziali: davanti a una pagina di accesso si ferma e ti chiede di intervenire.

5. Destinatari dei dati

I dati sono trattati dal personale autorizzato del titolare e dai seguenti fornitori, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR:

• OpenAI: generazione delle risposte, uso del browser da parte dei colleghi, ricerca web.
• Resend: invio delle email di verifica e di servizio.
• Il fornitore di hosting che ospita l’applicazione e il database.

Alcuni di questi fornitori hanno sede fuori dall’Unione Europea. In questi casi il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea o di una decisione di adeguatezza.

I dati possono essere comunicati ad autorità pubbliche quando la legge lo richiede.

6. Conservazione

• Dati dell’account e contenuti delle chat: per tutta la durata del rapporto e fino a 30 giorni dopo la cancellazione dell’account, salvo obblighi di legge.
• Sessioni di accesso: 30 giorni dall’ultimo accesso; i codici di verifica scadono dopo 30 minuti.
• Cookie di sessione degli strumenti collegati: finché revochi l’accesso dal profilo del collega o il servizio stesso chiude la sessione.
• Log tecnici: fino a 12 mesi.
• Dati contabili: 10 anni, come previsto dalla legge.

7. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento l’accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse, scrivendo a hello@sohostudio.it. Rispondiamo entro 30 giorni.

Puoi revocare gli accessi concessi ai colleghi dal loro profilo, eliminare le note in memoria e cancellare l’account dalle impostazioni.

Se ritieni che il trattamento violi la normativa, puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

8. Sicurezza

Le password sono conservate solo come hash. Le connessioni sono cifrate. Il browser di ogni collega è isolato per profilo e limitato ai soli domini che hai autorizzato. L’accesso ai dati è limitato al personale che ne ha necessità.

9. Minori

Il servizio è rivolto a imprese e professionisti e non è destinato a minori di 18 anni.

10. Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa. In caso di modifiche rilevanti te lo comunicheremo via email o all’interno dell’applicazione. La data in cima alla pagina indica l’ultima versione.